Ein Stellenbeschrieb erleichtert die Rekrutierung, unterstützt Ihre Personalabteilung und dient als wirksames Instrument in der Mitarbeiterführung.
Umfassende Stellenbeschriebe zu erstellen und sie in regelmässigen Abständen zu aktualisieren, ist mit erheblichem Aufwand verbunden. Doch die dafür benötigte Zeit ist gut investiert, denn solche Stellenbeschriebe erweisen sich für die Personalarbeit in mehr als nur einer Hinsicht als enorm wertvoll. Erstens stellen sie ein hilfreiches Werkzeug für die Rekrutierung und die Personaleinsatzplanung – das Workforce Management – dar. Zweitens reduzieren sie den Aufwand beim Erstellen von Arbeitszeugnissen. Drittens dienen sie als Grundlage für die Einarbeitung neuer Arbeitskräfte. Und viertens liefern sie die Basis für die Bewertung der Leistung Ihrer Mitarbeitenden.
Stellenbeschrieb: Informationen direkt an der Quelle einholen
Sie haben bisher noch keine Stellenbeschriebe für Ihr Unternehmen erstellt? Oder sie schon lange nicht mehr aktualisiert und möchten die Gelegenheit zu einer grundlegenden Überarbeitung nutzen? Dann empfiehlt es sich, die aktuelle Stelleninhaberin oder den Stelleninhaber selbst mit ins Boot zu holen, um eine möglichst exakte Abbildung der tatsächlichen Situation zu erhalten. Ist eine bestimmte Stelle mehrfach vorhanden, wie dies zum Beispiel in der Produktion häufig anzutreffen ist, kann auch die oder der direkte Vorgesetzte die benötigten Informationen beisteuern. Um keine unnötige Unruhe entstehen zu lassen, sollten Sie Ihr Gegenüber transparent über Sinn und Zweck der Übung aufklären. Schliesslich soll auf keinen Fall der Eindruck entstehen, dass sie gerade auf der Suche nach einer Nachfolgerin oder einem Nachfolger sind.
Die wesentlichen Elemente eines Stellenbeschriebs
Wie so häufig gilt auch bei diesem Thema: Den einen richtigen Stellenbeschrieb gibt es nicht. Schon nur der Detaillierungsgrad dürfte je nach Funktion und auch Hierarchiestufe deutlich variieren. Dennoch lassen sich bestimmte Elemente angeben, die ein Stellenbeschrieb zwingend enthalten sollte oder die sich in der Praxis als zielführend erwiesen haben.
1. Positionierung im Unternehmen
Unter diesen Punkt fallen eine klare und eindeutige Bezeichnung für die Stelle, der Rang, die Abteilung, die oder der direkte Vorgesetzte, Anzahl und Definition der unterstellten Mitarbeitenden und die relevanten Stellvertretungen. Es bietet sich an, hier bereits festzuhalten, welchen generellen Beitrag die Stelle zum Unternehmenserfolg leistet. Dies erleichtert die Arbeit an Punkt 2.
2. Aufgabenbereich
Halten Sie fest, welche Führungs- und Fachaufgaben zu der betreffenden Stelle gehören. Unter Umständen können Sie dabei in Haupt- und Nebenaufgaben unterscheiden, um die Übersichtlichkeit und ein gewisses Mass an Flexibilität zu wahren. Vergessen Sie nicht, auch Schnittstellen mit anderen Abteilungen oder Berührungspunkte mit anderen Mitarbeitenden möglichst genau zu beschreiben.
3. Kompetenzen
Dokumentieren Sie, welche Befugnisse die Stelleninhaberin oder der Stelleninhaber hat. Dies umfasst unter anderem, was sie oder er selbst entscheiden kann, welche Mittel ihr oder ihm zur Verfügung stehen und über welches Budget gegebenenfalls ohne weitere Rücksprache verfügt werden kann. Wahlweise hier oder bereits unter Punkt 1 halten Sie fest, welche Verantwortlichkeiten mit der Stelle verbunden sind.
4. Leistungsbeurteilung
Damit der Stellenbeschrieb als Führungsinstrument genutzt werden kann, sind die Beurteilungskriterien und -instrumente zu definieren. Dies schliesst natürlich nicht aus, dass Sie beispielsweise im Rahmen von Personalgesprächen zusätzliche, individuelle Ziele vereinbaren.
5. Anforderungen
Aus den oben genannten Punkten entsteht ein Anforderungsprofil: Welche Voraussetzungen und Qualifikationen muss eine Person mitbringen, um im Rahmen dieser Stelle erfolgreich zu wirken? Mit einem solchen Profil sind Sie bestens gerüstet, wenn die Stelle einmal neu zu besetzen ist.
Stellenbeschrieb an Ihre Bedürfnisse anpassen
Neben diesen Elementen kann ein Stellenbeschrieb weitere Informationen enthalten, wie beispielsweise Möglichkeiten zur Weiterbildung, allfällige Zusatzaufgaben, die Mitarbeit in Unternehmensgremien oder natürlich die Gehaltsklasse. Bei beeworx bieten wir unseren Kunden immer an, gemeinsam massgeschneiderte Stellenbeschriebe zu erarbeiten. Denn bei allen Vorteilen darf man nicht übersehen: Zu starre und detaillierte Stellenbeschriebe bergen auch die Gefahr, die eigene Flexibilität unnötig zu beschneiden. Unsere Arbeitswelt ist dynamischer denn je, Agilität und vernetztes Arbeiten sind in vielen Unternehmen gelebte Realität. Deswegen kommt einer bedarfsgerechten Ausgestaltung der Stellenbeschriebe höchste Bedeutung zu. Schliesslich sollen sie kein einengendes Korsett darstellen. Sondern ein Hilfsmittel für die Rekrutierung von neuen und für das erfolgreiche Führen von bestehenden Mitarbeitenden!
Diana Gebauer
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