Datenschutz für Stellensuchende
Version vom 24. August 2023
Wir (die beeworx GmbH) informieren die Stellensuchenden, Bewerbenden und Mitarbeitenden im Bereich des Personalverleihs sowie der Personalvermittlung (nachfolgend «Sie») mit vorliegender Datenschutzerklärung insbesondere darüber, welche Personendaten wir bearbeiten, für welche Zwecke sie genutzt werden, an wen sie weitergegeben werden und welche Rechte Ihnen bei der Bearbeitung ihrer Personendaten zustehen. Als Personendaten gelten alle Angaben, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare natürliche Person beziehen (Art. 5 lit. a DSG).
1. Wer ist für die Datenbearbeitung verantwortlich?
Verantwortlich für die Erhebung und Verarbeitung der Personendaten im Sinne der Datenschutzgesetzgebung sind wir, die beeworx GmbH.
| beeworx GmbH Birsstrasse 320 CH-4052 Basel +41 (0)61 284 40 40 basel@beeworx.ch |
beeworx Olten GmbH |
2. Von wem erhalten wir Ihre Personendaten?
Wir erheben die meisten Personendaten grundsätzlich direkt von Ihnen. Dies, indem Sie sich entweder online, per E-Mail oder persönlich bei uns vor Ort bei uns bewerben. Zudem generieren wir im Verlaufe des Arbeitsverhältnisses weitere Personendaten von Ihnen (z.B. Dialogformulare, Zielvereinbarungen, E-Mail-Korrespondenz). Soweit erlaubt, entnehmen wir auch öffentlich zugänglichen Quellen (z.B. Betreibungsregister, Internet, soziale Medien) gewisse Daten oder erhalten solche von Behörden und sonstigen Dritten. Die Kategorien von Personendaten, die wir von Dritten über Sie erhalten, umfassen insbesondere Angaben aus öffentlichen Registern, Angaben im Zusammenhang mit ihren beruflichen Funktionen und Aktivitäten (z. B. im Rahmen von Referenzauskünften über Sie, sofern Sie hierfür Ihr Einverständnis gegeben haben, oder aus dem Internet oder den sozialen Medien, sofern uns dies im konkreten Fall angezeigt erscheint), Angaben über Sie in Korrespondenz und Besprechungen mit Dritten sowie Angaben über Sie, die uns Personen aus Ihrem Umfeld (Familie, Berater, Rechtsvertreter, etc.) geben.
3. Welche Personendaten bearbeiten wir?
Wir bearbeiten grundsätzlich diejenigen Angaben und Informationen über Sie, welche für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens, den Abschluss des Arbeitsvertrags, die Durchführung des Arbeitsverhältnisses mit Ihnen und/oder die Vermittlung einer Arbeitsstelle für Sie erforderlich sind. Welche Personendaten wir bearbeiten, hängt vom Stadium der Bewerbung bzw. des Anstellungsverhältnisses ab:
Stadium 1: Bewerbung (online, via E-Mail oder persönlich vor Ort)
Wenn Sie sich – entweder online über das Bewerbungstool, per E-Mail oder persönlich bei uns vor Ort – bei uns bewerben, erstellen wir eine sogenannte «Mitarbeitermaske». Dabei bearbeiten wir die folgenden Personendaten von Ihnen:
a) persönliche Daten und Kontaktinformationen («Stammdaten»): Dazu gehören insbesondere Vor- und Nachname, Wohnadresse, Telefonnummer, E-Mail, Alter, Geburtsdatum, Geschlecht, Zivilstand, Nationalität (sofern im Lebenslauf vorhanden).
b) Bewerbung, Lebenslauf, Zeugnisse und Qualifikationen: Diese Personendaten werden in diesem Verfahrensstadium nur dann bearbeitet, wenn sie uns via E-Mail zugestellt oder persönlich abgegeben werden.
Stadium 2: Vorstellungsgespräch
Wenn Sie zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen werden, füllen Sie vor diesem Gespräch das sogenannte «Beewelcome» aus, ein Formular, mittels welchem wir detailliertere Angaben zu Ihrer Person erheben. Damit erheben wir zusätzlich zu den unter «Stadium 1» genannten Angaben auch Angaben über allfällige IV-Ansprüche, Vorstrafen, chronische Krankheiten, Notfallkontakt und Arbeitsbewilligungen. Darüber hinaus wird ein Foto von Ihnen gemacht und in unserem internen Programm abgespeichert.
Sofern nicht bereits in «Stadium 1» erfolgt, so werden nun auch Ihr Lebenslauf und Ihre Arbeitszeugnisse erhoben. Erscheinen Sie nicht zum Bewerbungsgespräch, so werden der Lebenslauf und die Arbeitszeugnisse (sofern bereits erhoben) aus der Mitarbeitermaske gelöscht – die Stammdaten (s. «Stadium 1») bleiben aber erhalten.
Stadium 3: Abschluss des Arbeitsvertrags bzw. des Vermittlungsvertrags
Kommt es zum Vertragsabschluss, so werden noch weitere Personendaten erhoben. Dazu gehören insbesondere die Bankverbindung, die AHV-Nummer, Familienangehörige insbesondere Anzahl Kinder und eine Passkopie sowie ob Sie beim Arbeitsamt gemeldet sind und dementsprechend einen Zwischenverdienst benötigen..
Stadium 4: Arbeitsverhältnis
Während des Arbeitsverhältnisses sammeln wir weitere Personendaten von Ihnen. Dazu gehören insbesondere die folgenden Personendaten:
a) Angaben im Zusammenhang mit der Durchführung des Arbeitsverhältnisses: Korrespondenz mit Ihnen, Arbeitszeit und Arbeitsleistung, Geschäftskontakte von Ihnen, Ferien- und Krankheitstage, Arztzeugnisse, Angaben zu etwaigen besonderen gesundheitlichen, religiösen und anderen Bedürfnissen im Zusammenhang mit Arbeitsplatz und Arbeit, Telefonate und sonstige Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von Kommunikationssystemen, Log-in-, Referenzen, Angaben für Zugangskontrollsysteme und deren Aufzeichnungen (Logs) sowie Aufzeichnungen von Kameras in Gebäuden.
b) Lohndaten: Dazu gehören insbesondere Angaben zu Ihrem Lohn und ggf. Bonus und Zulagen, sonstige Vergütungen sowie Lohnabrechnungen.
4. Für welche Zwecke bearbeiten wir Ihre Personendaten?
Wir bearbeiten Ihre Personendaten ausschliesslich für die Zwecke, die im Zusammenhang mit der Bewerbung und dem Arbeits- oder Stellenvermittlungsverhältnis mit Ihnen notwendig sind. Dazu gehören insbesondere folgende Zwecke:
a) Suche nach geeigneten Temporäreinsätzen (Personalverleih) oder Arbeitsstellen (Personalvermittlung): Hierfür sammeln wir Ihre oben genannten Personendaten und leiten diese – Ihr Einverständnis vorausgesetzt – an potenzielle Einsatzbetriebe oder neue Arbeitgeber weiter (siehe hierzu auch nachfolgend unter Punkt 6).
b) Erfüllung des Arbeits- bzw. Vermittlungsvertrags und damit verbundene Verpflichtungen: Insbesondere Absenzen- und Ferienmeldungen (inkl. Unfall- und Krankheitsberichte), Lohnabrechnungen und -auszahlungen, Antrag auf weitere Ausbildungen, Antrag auf Kinderzulagen, Eintritts- und Austrittsformalitäten und -prozesse, Arbeitsreferenzen, Arbeits- und Zwischenzeugnisse, Kündigungen, Qualifikationen, Karriereplanung, Ermittlung der Arbeitszeit und Arbeitsleistung, Durchführung von Versicherungen, Sozialversicherungen und Vorsorgeeinrichtungen, Meldungen an staatliche Stellen sowie Disziplinarmassnahmen.
c) Verschiedene Aufgaben im Zusammenhang mit der Verwaltung von Mitarbeiterdaten: Abrechnung von Leistungen Dritter, die Sie in Anspruch nehmen (z.B. temptraining), Inhalte für Internet, Intranet und andere Publikationen, Personalinformationen, Erteilung von Referenzen (sofern Sie hierzu Ihr Einverständnis erteilt haben), Tätigkeiten im Zusammenhang mit speziellen Anlässen, z.B. Geburtstage, Geburten, Jubiläen.
d) Nutzung und Verwertung der Arbeitsleistung und Arbeitsergebnisse: Insbesondere zur Erstellung von Arbeitszeugnissen sowie internen Auswertungen.
e) Statistiken: Beispielsweise Statistiken zur Belegschaft, nicht personenbezogene Statistiken zur Arbeitsleistung, Statistiken über die Nutzung unserer Ressourcen (Systeme, Intranet, Gebäude).
f) Sicherheit und Sicherstellung des Betriebs: Insbesondere Arbeitsplatzsicherheit, Gebäudesicherheit inkl. Zugangskontrollen, Sicherheit und Betrieb der Systeme, Schutz unserer Daten, Geheimnisse und Vermögenswerte.
g) Untersuchungen, Compliance und Rechtsverfahren: Insbesondere Aufklärung von möglichem Fehlverhalten der Bewerbenden, Mitarbeitenden oder Stellensuchenden, nötige Überwachungs- und Untersuchungsmassnahmen im Rahmen von gesetzlichen und anderen Vorschriften und internen Regeln, Mitwirkung an behördlichen Untersuchungen und Verfahren, Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
(nachfolgend alle gemeinsam «Zwecke» genannt)
5. Auf welchen rechtlichen Grundlagen bearbeiten wir Ihre Personendaten?
Wir bearbeiten Ihre Personendaten für die oben erwähnten Zwecke auf Basis der folgenden Rechtsgrundlagen:
a) für den Abschluss und die Durchführung des Arbeits- oder Vermittlungsvertrags und damit zusammenhängender Verträge;
b) zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, einschliesslich Erfüllung der Pflichten im Zusammenhang mit dem Arbeitsrecht und der sozialen Sicherheit;
c) Einwilligung (sofern wir Personendaten von Ihnen aufgrund Ihrer Einwilligung bearbeiten, können Sie diese jederzeit widerrufen);
d) zur Wahrung unserer berechtigten Interessen: darunter fallen etwa Schutz von Bewerbenden, Mitarbeitenden und Stellensuchenden und ihren Personendaten, Schutz unserer Geschäftsgeheimnisse und Vermögenswerte, Sicherheit unserer Systeme und Gebäude, Aufrechterhaltung und effiziente Organisation des Geschäftsbetriebs, Verbesserung und Entwicklung unserer Produkte und Leistungen sowie Verkauf und Vermarktung unserer Produkte und Leistungen, Einhaltung der rechtlichen und regulatorischen Anforderungen und unserer betriebsinternen Regeln, Verhinderung von Betrug, Vergehen und Verbrechen sowie Untersuchungen im Zusammenhang mit solchen Delikten und sonstigem unangebrachtem Verhalten, Mitwirkung an Rechtsverfahren, die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen, Hintergrundüberprüfungen, Abschluss und Abwicklung der Verträge mit Geschäftspartnern und Kunden, Unternehmensführung und -entwicklung, Dokumentation von Teamaktivitäten und Firmenanlässen.
6. An wen geben wir Ihre Personendaten weiter?
Wir geben Ihre Personendaten für die oben genannten Zwecke grundsätzlich an folgende Kategorien Dritter weiter, welche die Personendaten für die oben erwähnten Zwecke in unserem Auftrag oder für deren eigene Zwecke gesetzmässig bearbeiten:
a) Einsatzbetriebe (Personalverleih) und/oder potenzielle neue Arbeitgeber (Personalvermittlung), sofern uns sie hierfür Ihr Einverständnis gegeben haben;
b) Dienstleistungserbringer, welche die Personendaten im Auftrag und auf Anweisung von uns bearbeiten (sog. Auftragsbearbeiter, wie z.B. IT-Firmen im Bereich Wartung und Support, die Zugriff auf IT-Systeme erhalten, Anbieter von externem Speicherplatz oder Outsourcing-Partner, Werbeagenturen);
c) weitere Gruppengesellschaften von uns;
d) Kunden, Händler, Lieferanten und sonstige Geschäftspartner;
e) Versicherungen, Finanzinstitute und andere Organisationen;
f) Gerichte, Schlichtungsstellen, Strafverfolgungsbehörden, Aufsichtsbehörden, Anwälte und andere Parteien in potenziellen oder tatsächlichen Gerichtsverfahren, wenn dies zur Einhaltung von Gesetzen oder zur Begründung, Ausübung oder Verteidigung von Rechten oder Rechtsansprüchen erforderlich ist;
g) künftige Arbeitgeber des Mitarbeiters, Vermieter und andere Dritte, denen wir Referenzen über Sie erteilen sollen (sofern Sie hierfür vorgängig Ihre Zustimmung gegeben haben);
(nachfolgend alle gemeinsam «Empfänger» genannt).
7. Datensicherheit
Wir bearbeiten und speichern die Personendaten grundsätzlich auf Servern in der Schweiz. Sofern notwendig und gesetzlich zulässig, übermitteln wir Ihre Personendaten auch an Empfänger, die sich ausserhalb der Schweiz befinden. Sofern wir Personendaten ins Ausland weitergeben, erfolgt dies in der Regel nur in Länder im EWR-Raum, die über einen angemessenen Datenschutz verfügen. Werden Personendaten ausnahmsweise in ein Land ohne angemessenen Datenschutz übermittelt, so gewährleisten wir einen angemessenen Schutz mittels Einsatz hinreichender Garantien, wie beispielsweise auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln, von verbindlichen internen Datenschutzrichtlinien, oder stützen uns auf gesetzliche Ausnahmebewilligungen für bestimmte Fälle, wie beispielsweise die Einwilligung der betroffenen Person.
8. Wie lange bewahren wir Ihre Personendaten auf?
Wir bearbeiten und speichern Personendaten, solange es für die Zwecke, für die wir sie erhoben haben, erforderlich ist. Sind die Personendaten für diese Zwecke nicht mehr erforderlich, werden sie gelöscht oder anonymisiert, sofern nicht vertragliche oder gesetzliche Pflichten (z.B. Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten) oder ein überwiegendes Interesse von uns dagegensprechen. So ist es möglich, dass Personendaten so lange aufbewahrt werden, wie gegenseitig Ansprüche geltend gemacht werden könnten (Verjährungsfristen) oder berechtigte Geschäftsinteressen es erfordern (z. B. Beweis- und Dokumentationszwecke).
9. Welche Rechte haben Sie?
Sie können unter unserer oben genannten Adresse Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten verlangen. Daneben können Sie unter bestimmten Voraussetzungen die Löschung oder Korrektur Ihrer Daten oder eine Einschränkung der Bearbeitung verlangen (z.B. falls Ihre Daten unrechtmässig bearbeitet werden). Bitte beachten Sie aber, dass wir uns vorbehalten, unsererseits die gesetzlich vorgesehenen Einschränkungen geltend zu machen, etwa wenn wir zur Aufbewahrung oder Bearbeitung gewisser Daten verpflichtet sind, daran ein überwiegendes Interesse haben (soweit wir uns darauf berufen dürfen) oder sie für die Geltendmachung von Ansprüchen benötigen. Schliesslich behalten wir uns auch die Berufung auf gesetzlich vorgesehene Einschränkungen des Auskunftsrechts vor.
Mit Ihrer Bewerbung willigen Sie in unseren Newsletter-Versand ein. Wenn Sie einen Newsletter von uns erhalten, können Sie sich davon jederzeit abmelden, entweder über den Link in der Newsletter-Mail oder via die oben genannte E-Mail-Adresse.
10. Datensicherheit
Wir haben technische und organisatorische Massnahmen implementiert (sogenannte TOMs), um die Sicherheit der Personendaten zu wahren und diese gegen unberechtigte oder unrechtmässige Bearbeitung, unbeabsichtigten Verlust, Veränderung, Bekanntmachung oder Zugriff zu schützen.
11. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Wir können die vorliegende Datenschutzerklärung jederzeit ohne Vorankündigung anpassen. Es gilt die jeweils aktuelle, auf unserer Webseite publizierte Fassung.
